Geregistreerd kassasysteem, FDM en blackbox
Wat de Belgische regelgeving van een kassa verwacht, en hoe IZIII daaraan voldoet — binnen de afrekenstroom zelf.
Kort antwoord
IZIII bevat een fiscale datamodule (FDM) voor het Belgische geregistreerde kassasysteem in de horeca. Elke verrichting — verkoop, pro forma, kopie, terugbetaling, overdracht — wordt met haar eigen type aan de blackbox voorgelegd; de verkregen handtekening en de bijbehorende tellers voeden het btw-ticket. Valt de module uit, dan komt de bestelling in een herkenbare foutstatus terecht en kan ze opnieuw worden aangeboden: niets gaat verloren en niets wordt stilzwijgend gevalideerd.
Het GKS in twee minuten
Het geregistreerd kassasysteem (GKS, in het Frans système de caisse enregistrée of SCE; in de volksmond de witte kassa) is de regeling die België aan bepaalde horecazaken oplegt. Ze koppelt twee onlosmakelijke elementen:
- Een kassasoftware die elke verrichting in een genormaliseerd formaat registreert.
- Een fiscale datamodule die die verrichtingen op onveranderlijke wijze ondertekent en niet-wijzigbare tellers bijhoudt.
Het ticket dat de klant krijgt, draagt de gegevens van die ondertekening. Het doel van de regeling is eenvoudig: het technisch onmogelijk maken om een verkoop achteraf te wissen.
Wat een FDM is
De FDM (Fiscal Data Module) is het toestel dat op de kassa wordt aangesloten — in de sector kortweg de blackbox. Het bevat een gepersonaliseerde chipkaart, de VSC (VAT Signing Card), die de belastingplichtige identificeert.
| Element | Rol |
|---|---|
| IZIII-kassa | Stelt de verrichting samen: lijnen, hoeveelheden, btw-tarieven, totalen, type verrichting, identificatie van de gebruiker. |
| FDM | Ontvangt de verrichting, ondertekent ze, verhoogt de tellers en stuurt de handtekening terug samen met de af te drukken gegevens. |
| VSC | Gepersonaliseerde chipkaart: identificeert de belastingplichtige en bevat de cryptografische elementen voor de ondertekening. |
| Btw-ticket | Bevat de handtekening, de tellers en een QR-code waarmee de verrichting kan worden gecontroleerd. |
In IZIII is de identificatie van de fiscale module instelbaar per verkooppunt. Een zaak met meerdere kassa's aangesloten op meerdere FDM's spreekt dus voor elke verrichting de juiste module aan, zonder dubbelzinnige globale configuratie.
De fiscale verrichtingen
Een fiscale kassa registreert niet alleen verkopen. Ze moet elke gebeurtenis kwalificeren, ook die waarbij geen geld wordt geïnd.
| Verrichting | Wanneer | Gevolg |
|---|---|---|
| Verkoop | Afrekening van een bestelling. | Ondertekening van de verrichting en uitreiking van het btw-ticket. |
| Pro forma | De klant vraagt de rekening vóór betaling. | Niet-fiscaal document, als zodanig ondertekend en onderscheiden van de definitieve verkoop. |
| Kopie | Herafdruk van een reeds uitgereikt ticket. | Document herkenbaar als kopie; het originele ticket wordt nooit identiek heruitgegeven. |
| Terugbetaling | Annulering na afrekening. | Ondertekende negatieve verrichting, getraceerd en opgenomen in de rapporten. |
| Overdracht | Verplaatsing van een bestelling van de ene tafel naar de andere. | Ondertekende overdrachtsverrichting, waardoor het audittraject ononderbroken blijft. |
Waar de ondertekening plaatsvindt
Dat is meer een ontwerpkeuze dan een technisch detail: de ondertekening is geen uitgestelde verwerking achteraf. Ze maakt deel uit van de afrekenhandeling zelf.
-
De bestelling wordt vastgezet
Het winkelmandje wordt opnieuw gesynchroniseerd met de bestelling op de server, totalen en btw worden herberekend. Een verouderd bedrag kan niet worden ondertekend.
-
De verrichting gaat naar de FDM
Type verrichting, lijnen, tarieven, totalen en gebruikersidentificatie worden doorgegeven aan de fiscale module van het betrokken verkooppunt.
-
De handtekening komt terug
De module stuurt de handtekening en haar tellers terug. Die gegevens worden aan de bestelling gekoppeld.
-
Het ticket wordt afgedrukt
De printmodule voegt de fiscale gegevens via specifieke macro's in het ticketsjabloon in, inclusief de QR-code voor controle.
Wat er gebeurt bij een fout
Een netwerk dat wegvalt, een toestel zonder stroom, een overschreden wachttijd: die situaties doen zich voor midden in de service. De vraag is niet hoe je ze verhindert, maar hoe je vermijdt dat ze onopgemerkt blijven.
- De bestelling gaat naar een aparte status « FDM-fout », zichtbaar in het beheer én op de kassaschermen.
- Die status is visueel onderscheiden in de lijst van bestellingen.
- Een manuele herkansing laat toe de verrichting opnieuw aan te bieden zodra de module weer bereikbaar is.
- Niets geldt als ondertekend zolang de handtekening niet is teruggekeerd.
Rapporten en logboek
Conformiteit houdt niet op bij het ticket: ze veronderstelt dat de activiteit reconstrueerbaar is.
- Fiscale rapporten, rechtstreeks afdrukbaar vanaf de kassa.
- Genummerde X-, Y- en Z-kassarapporten, met detail per betaalmiddel.
- Configureerbare financiële rapporten, filterbaar op periode, verkooppunt of status, exporteerbaar en automatisch per e-mail te versturen.
- Logboek van gevoelige handelingen: annuleringen, kortingen, terugbetalingen, herafdrukken, met auteur en tijdstempel.
- Traceerbaarheid van artikelen die na verzending naar de productie worden verwijderd, in de vorm van annuleringslijnen.
Certificeringskader
In België doorloopt een geheel van kassa + FDM een certificeringsprocedure in twee niveaus: een verplichte basis — basisreeks tests, afrondingstests, rapporten en transversale controles — en een gevorderd niveau dat overeenstemt met de door de uitgever aangegeven functionaliteiten.
De fiscale module van IZIII wordt volgens dat referentiekader ontwikkeld en beproefd, met een testplan dat zowel de verplichte basis als de gevorderde scenario's van de kassa dekt.
Persoonsgegevens en hosting
IZIII draait op uw eigen installatie. Bestellingen, klanten en catalogus staan in uw databank, bij de hosting van uw keuze.
- De kassa zelf legt geen verplichte doorgang via een extern platform op.
- Alleen de diensten die u activeert communiceren met buiten: betaalterminal, leveringsplatform, fiscale module.
- Toegang wordt geregeld door gebruikersprofielen en een rechtentabel: elk scherm is door een benoemd recht beschermd.
- Gevoelige handelingen worden met hun auteur gelogd, wat het antwoorden op traceerbaarheidsverplichtingen vergemakkelijkt.
- U blijft verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG; hosting binnen de Europese Economische Ruimte is een keuze van uw hostingpartij.
Fiscaliteit: de terugkerende vragen
Wat is het geregistreerde kassasysteem (GKS) ?
Het GKS — ook wel witte kassa genoemd — is de regeling die België aan bepaalde horecazaken oplegt. Ze koppelt een kassasoftware aan een fiscale datamodule, in de volksmond de blackbox, die elke verrichting op onveranderlijke wijze ondertekent. Het ticket dat de klant krijgt, draagt de gegevens van die ondertekening. De verplichting, de precieze afbakening en de drempels vallen onder de FOD Financiën.
Wat is een FDM of blackbox ?
De FDM (Fiscal Data Module) is een toestel dat op de kassa wordt aangesloten. Het bevat een gepersonaliseerde chipkaart, de VSC (VAT Signing Card), die elke transactie ondertekent en onveranderlijke tellers verhoogt. De kassa stuurt de details van de verrichting door en krijgt een handtekening en tellers terug, die op het btw-ticket worden afgedrukt.
Welke fiscale verrichtingen beheert de IZIII-kassa ?
De verkoop, het pro-formadocument (de rekening vóór betaling), de kopie van een reeds uitgereikt ticket, de terugbetaling en de overdracht van een bestelling van de ene tafel naar de andere. Elk van die verrichtingen wordt met haar eigen type aan de fiscale datamodule voorgelegd.
Wat gebeurt er als de blackbox niet antwoordt ?
De bestelling krijgt een aparte status « FDM-fout », zichtbaar in het beheer en op de kassaschermen. De verrichting wordt niet stilzwijgend als geslaagd beschouwd: ze blijft herkenbaar en kan handmatig opnieuw worden aangeboden zodra de module weer bereikbaar is.
Kan ik IZIII buiten België gebruiken ?
Ja. De Belgische fiscale module hoort bij de inbegrepen functies, maar activeren is niet verplicht. Een zaak die niet onder het GKS valt, gebruikt de kassa zonder die module en behoudt de rapportering, de logging en de facturatie. IZIII wordt verkocht in België, Luxemburg, Frankrijk, Nederland, Italië en Spanje; de lokale fiscale verplichtingen worden per land bekeken.
Twijfel over uw fiscale configuratie ?
We bekijken uw situatie — aantal kassa's, aanwezige FDM, verplichtingen — en geven aan wat er moet gebeuren.