Conformidade fiscal : SCE, FDM e caixa negra
O que a regulamentação belga exige de uma caixa registadora — e a forma como o IZIII responde a essa exigência no próprio fluxo de cobrança.
Resposta breve
O IZIII integra um módulo de dados fiscais (FDM) no fluxo de cobrança: o PDV compõe a operação, apresenta-a à caixa negra, esta assina-a, e a assinatura regressa ao talão com o código QR de controlo. São geridas cinco operações fiscais — venda, pró-forma, cópia, reembolso e transferência — e o identificador do módulo é configurável por ponto de venda.
O SCE em dois minutos
O sistema de caixa registadora (SCE, também chamado « caixa branca »; geregistreerd kassasysteem ou GKS em neerlandês) é o dispositivo imposto na Bélgica a determinados estabelecimentos de restauração e hotelaria. Associa dois elementos indissociáveis :
- Um software de caixa que regista cada operação num formato normalizado.
- Um módulo de dados fiscais que assina essas operações de forma inalterável e mantém contadores não modificáveis.
O talão entregue ao cliente contém os dados resultantes dessa assinatura. O objetivo do dispositivo é simples : tornar tecnicamente impossível a supressão retroativa de uma venda.
O que é um FDM
O FDM (Fiscal Data Module) é o dispositivo ligado ao PDV — é a ele que o setor chama familiarmente de caixa negra. Contém um cartão com chip personalizado, o VSC (VAT Signing Card), que identifica o estabelecimento.
| Elemento | Função |
|---|---|
| PDV IZIII | Compõe a operação: linhas, quantidades, taxas de IVA, totais, tipo de operação, identificador do utilizador. |
| FDM | Recebe a operação, assina-a, incrementa os seus contadores e devolve a assinatura juntamente com os dados a imprimir. |
| VSC | Cartão com chip personalizado: identifica o sujeito passivo e contém os elementos criptográficos de assinatura. |
| Talão de IVA | Contém a assinatura, os contadores e um código QR que permite o controlo da operação. |
No IZIII, o identificador do módulo fiscal é configurável por ponto de venda. Um estabelecimento com várias caixas ligadas a vários FDM direciona assim cada operação para o módulo correto, sem configurações globais ambíguas.
As operações fiscais
Um PDV fiscal não se limita a registar vendas. Tem de qualificar cada evento, incluindo os que não dão origem a qualquer cobrança.
| Operação | Quando | Efeito |
|---|---|---|
| Venda | Cobrança de um pedido. | Assinatura da operação e emissão do talão de IVA. |
| Pró-forma | O cliente pede a conta antes de pagar. | Documento não fiscal assinado como tal, distinto da venda definitiva. |
| Cópia | Reimpressão de um talão já emitido. | Documento identificado como cópia; o talão original nunca é reemitido de forma idêntica. |
| Reembolso | Anulação após cobrança. | Operação negativa assinada, rastreada e refletida nos relatórios. |
| Transferência | Movimentação de um pedido de uma mesa para outra. | Operação de transferência assinada, que garante a continuidade da pista de auditoria. |
Onde intervém a assinatura
É uma questão de conceção mais do que um pormenor técnico : a assinatura não é um processamento diferido executado a posteriori. Faz parte do próprio gesto de cobrança.
-
O pedido é congelado
O carrinho é ressincronizado com o pedido do servidor, e os totais e o IVA são recalculados. Um valor desatualizado não pode ser assinado.
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A operação é apresentada ao FDM
Tipo de operação, linhas, taxas, totais e identificador do utilizador são transmitidos ao módulo fiscal do ponto de venda em causa.
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A assinatura é devolvida
O módulo devolve a assinatura e os respetivos contadores. Esses dados ficam associados ao pedido.
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O talão é impresso
O motor de impressão insere os dados fiscais no modelo do talão através de macros dedicadas, incluindo o código QR de controlo.
O que acontece em caso de erro
Uma rede que cai, um dispositivo sem alimentação, um tempo limite excedido : estas situações acontecem a meio do serviço. A questão não é evitá-las, mas nunca as deixar passar despercebidas.
- O pedido passa para um estado dedicado « erro FDM », visível tanto na administração como nos ecrãs de caixa.
- O estado é visualmente distinto na lista de pedidos.
- Uma nova tentativa manual permite reapresentar a operação ao módulo assim que este volte a estar acessível.
- Nada é considerado assinado enquanto a assinatura não regressar.
Relatórios e registo
A conformidade não se esgota no talão : pressupõe a capacidade de reconstituir a atividade.
- Relatórios fiscais imprimíveis diretamente a partir do PDV.
- Relatórios de caixa X, Y e Z numerados, com detalhe por meio de pagamento.
- Relatórios financeiros configuráveis, filtráveis por período, ponto de venda ou estado, exportáveis e passíveis de envio automático por e-mail.
- Registo das operações sensíveis: anulações, descontos, reembolsos, reimpressões, com autor e data/hora.
- Rastreabilidade das retiradas de artigos já enviados para produção, sob a forma de linhas de anulação.
Quadro de certificação
Na Bélgica, um conjunto PDV + FDM está sujeito a um procedimento de certificação estruturado em dois níveis : uma base obrigatória — conjunto de testes básicos, testes de arredondamento, relatórios e verificações transversais — e um nível avançado correspondente às funcionalidades declaradas pelo fornecedor.
O módulo fiscal do IZIII é desenvolvido e testado segundo este referencial, com um plano de testes que cobre o conjunto dos casos de utilização da base obrigatória, bem como os cenários avançados correspondentes às funcionalidades do PDV.
Dados pessoais e alojamento
O IZIII é executado na sua própria instância. Os pedidos, os clientes e o catálogo residem na sua base de dados, no alojamento à sua escolha.
- O próprio PDV não impõe qualquer trânsito obrigatório por uma plataforma terceira.
- Só os serviços que ativar comunicam com o exterior: terminal de pagamento, plataforma de entrega, módulo fiscal.
- Os acessos são regidos por perfis de utilizador e uma tabela de direitos: cada ecrã de front-end está protegido por uma autorização nomeada.
- As ações sensíveis ficam registadas com o respetivo autor, o que facilita a resposta às obrigações de rastreabilidade.
- Mantém-se responsável pelo tratamento nos termos do RGPD; o alojamento no Espaço Económico Europeu depende da sua escolha de fornecedor de alojamento.
Fiscalidade : as perguntas recorrentes
O que é o sistema de caixa registadora (SCE) belga ?
É o dispositivo imposto na Bélgica a determinados estabelecimentos de restauração e hotelaria. Associa um software de caixa que regista cada operação em formato normalizado e um módulo de dados fiscais que as assina de forma inalterável, mantendo contadores não modificáveis.
O talão entregue ao cliente inclui os dados dessa assinatura. A sujeição e os limiares aplicáveis dependem da administração fiscal belga: confirme a sua situação com o seu contabilista.
O que é um FDM ou caixa negra ?
O FDM (Fiscal Data Module) é o dispositivo ligado ao PDV. Contém um cartão com chip personalizado, o VSC, que identifica o sujeito passivo. O PDV compõe a operação, o FDM assina-a e incrementa os contadores, e a assinatura fica registada no talão com um código QR de controlo.
Que operações fiscais gere o PDV IZIII ?
Venda, pró-forma, cópia, reembolso e transferência de mesa. Cada uma é qualificada e assinada como tal, incluindo as que não dão origem a qualquer cobrança, para preservar a continuidade da pista de auditoria.
O que acontece se a caixa negra não responder ?
A operação não é validada silenciosamente. O pedido passa para um estado específico « erro FDM », visualmente distinto nas listas, e uma nova tentativa manual permite reapresentar a operação quando o módulo voltar a estar acessível.
Posso utilizar o IZIII fora da Bélgica ?
Sim. O módulo fiscal belga faz parte das funcionalidades incluídas, mas a sua ativação não é obrigatória. Um estabelecimento que não esteja sujeito ao SCE utiliza o PDV sem o ativar, mantendo os relatórios, o registo de operações e a faturação. As obrigações fiscais locais de outros países — nomeadamente o Luxemburgo, a França, os Países Baixos, a Itália e a Espanha — são analisadas caso a caso.
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